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青岛市林业局采购管理办法
发布时间: 2018-05-29 发布者: 青岛市林业局

第一章 总则

 

    第一条 为加强我局采购管理,完善监督制约机制,进一步规范采购行为,提高资金使用效益,防范廉政风险,根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部87号令)《山东省政府采购预算单位内部控制管理规范》和其他有关法律法规规定,制度本办法。

第二条 本办法所称采购,是指单位以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。采购分为政府采购和自行采购。

政府采购是指使用财政性资金采购政府集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

自行采购是指按照相关法律法规及政策,允许单位自行采购的货物、工程和服务的行为,主要包括经市财政局政府采购管理部门依法批准转为自行采购的项目、政府采购目录明确为自行采购的项目、未列入政府集中采购目录且达不到政府采购限额标准的项目等。

第三条 采购活动应当遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则,实行“管采分离”,形成重大采购项目集体决策、部门之间相互制约、采购过程动态监控、发现问题及时纠正的内部监管机制。

 

第二章 组织机构及工作职责

 

第四条 成立青岛市林业局采购工作领导小组(以下简称领导小组),全面负责采购工作,依法依规确定采购需求、采购方式、代理机构、中标(成交)供应商和审定履约验收报告。组长由局长担任,副组长由分管规划财务的分管领导担任,成员由局机关各处室、局属各单位主要负责人组成。领导小组下设办公室,具体负责领导小组日常工作并督导协调采购单位将采购活动提报局党委会研究决定,领导小组办公室设在规划财务处。

第五条 成立青岛市林业局采购工作监督小组(以下简称监督小组),全面负责采购监督检查工作,受理采购工作中的各种投诉和举报等。组长由分管机关纪委的副局长担任,成员由机关纪委负责人、法制工作负责人、采购管理负责人组成。监督小组下设办公室,具体负责监督小组日常工作,办公室设在机关纪委。

第六条 市林业局是落实采购政策、实施采购行为的责任主体。规划财务处负责全局采购的管理工作,牵头组织全局采购预算编制、计划备案、招标代理机构抽签、招标文件评审等工作,负责组织采购货物、工程和服务的验收工作。

局机关各部门负责本部门采购预算的编制和采购活动的实施,参与采购项目的验收工作。

局属各事业单位负责本单位采购预算的编制和采购活动的实施,负责采购项目中标通知书、采购合同等文本的签订,参与采购项目的验收工作。

 

第三章 政府采购

 

第七条 政府采购分为集中采购、分散采购两类。购买政府集中采购目录内或目录外采购预算在限额标准以上的货物、工程、服务必须进行政府采购。

集中采购指对政府集中采购目录内货物、工程、服务集中进行采购。

分散采购指对不在政府集中采购目录内并达到政府采购标准限额以上的货物、工程、服务采购。

第八条 政府采购预算。预算单位应做好需求论证和市场调研,达到精、细、准、实目标要求,科学编制政府采购预算和采购需求计划。对于未按规定编报政府采购预算的,不得组织政府采购活动。采购预算批复后不再调整,特殊情况按照财政部门有关要求执行。

第九条 严格执行政府采购预算。各预算单位应严格按照批复的政府采购预算实施采购活动。政府采购预算批复后,采购部门应统筹执行进度,及时进行备案,选择采购方式,实施采购活动,签订采购合同,履行验收程序,及时支付资金,确保采购活动规范高效。

第十条 细化政府采购需求。在前期需求论证的基础上,采购项目使用单位应进一步细化政府采购需求,明确采购标的数量、服务标准、验收标准,明确采购标的交付或实施时间地点等内容,不准含倾向性或指定性的描述、暗示。

第十一条 合理选定采购方式。依据采购方式的法定情形及《政府集中采购目录》,结合实际采购需求,合理确定政府采购方式。凡达到公开招标数额标准的项目,应选择公开招标方式,不得拆分项目规避公开招标。确需采用非招标方式的,由项目使用单位提出申请,报领导小组研究同意后,按规定程序报市财政局审批。

第十二条 合理选定代理机构。规划财务处、机关纪委和政府采购项目单位一起,从招标代理机构储备库中选定5家以上代理机构,采取抽签的方式确定代理机构。规划财务处牵头建立招标代理机构储备库,代理机构数量保持20家以上,并根据服务质量高低、执业能力强弱等标准每年更新一次。更新方式是由监督小组办公室、法制工作负责人、采购管理负责人一起从市财政局政府采购代理机构名单库中,通过公开抽签方式,按照信用水平较高、执业能力较强的选择条件现场抽取。应由集中采购机构代理的项目,不得违规委托社会代理机构组织实施。

第十三条 政府采购应当优先采购本国货物、工程和服务。确有需要采购进口产品的,必须通过专家论证,并经市财政局审批同意。未报进口产品采购申请或者采购申请未经核准的,一律不得采购进口产品。对纳入节能环保产品清单中的品目,要严格执行节能产品政府强制采购和优先采购等制度。

第十四条 招标文件。代理机构确定后,项目使用单位应在提报采购计划前填报《政府采购内部审核流程表》,并按有关要求编制招标文件(技术及商务条款编写无缺陷,不能有指定性、倾向性、限制性或排他性,至少同时满足三家以上供应商)提交规划财务处。规划财务处按规定组织专家对技术参数、招标文件的合法合规性进行评审。

第十五条 规范签订委托代理协议。政府采购计划备案后5个工作日内签订委托代理协议,明确代理采购的范围、权限和期限等具体事项,并约定双方权利义务。《政府采购法》及其实施条例明确由预算单位承担的法律责任,不得将相关事项委托给代理机构而转移责任,代理机构也不得超越代理权限组织采购活动。

第十六条 采购人代表由采购单位主要负责人担任,采购人代表应公正参与政府采购评审活动,不得担任评审小组组长,不得向评审专家作倾向性、误导性的解释或者说明。采购人代表打分与其他评审专家相比具有畸高或畸低的,应当在签署评审报告时做出书面解释。采购人代表未经许可不得将受委托的事项转由他人执行。采购单位或者代理机构不得采用对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。

第十七条 采购同合签定。按法定时间公布中标(成交)供应商,并按要求在青岛政府采购交易平台上公告中标(成交)结果。采购单位应当在中标(成交)通知书发出之日起30日内,按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。以局名义签定的采购合同需经局聘请的法律顾问核准后,由局长或局长委托的局负责人签字,事业单位的采购合同由事业单位的法人签定。

第十八条 采购合同的执行。采购单位按照采购合同确定的采购内容、采购方式、采购金额、交付方式、担保形式、支付方式、履约责任和违约风险等内容,履行合同约定权利和义务。

第十九条 采购单位是答复供应商询问和质疑的主体责任人,除已委托授权代理机构范围内的询问或质疑事项应由代理机构答复外,其他均应由采购单位在法定时限内做出书面答复。

第二十条 采购验收。采购单位应当及时向规划财务处提交对采购项目验收的申请。规划财务处应当及时组织采购单位、机关纪委及第三方专家等成立验收小组。验收小组原则上应由三人以上单数组成,并明确验收的责任,验收人员应当与采购人员相分离。30万以上金额较大或较复杂的项目验收应当邀请专家参与验收。验收小组应当按照采购合同规定的技术、服务、安全、质量标准、技术参数及运行情况等进行验收。验收结束后,应当形成验收意见,验收小组成员需在验收意见上签字。

第二十一条 采购档案。采购管理部门负责采购文件(包括音视频资料)的档案保管工作,领导小组决策意见、会商意见等应一并纳入档案管理。采购文件保存期限应自采购活动结束之日起不少于15年。采购文件可以电子档案方式保存,保存期限同上。

 

第四章 自行采购

 

第二十二条 自行采购分为统一采购和部门采购两类。

统一采购指采购预算金额在2万元以上采购项目。统一采购由采购需求部门提报领导小组核准,委托代理机构实施。

部门采购指采购预算金额在2万元以下的采购。部门采购方式分为三种:一是原则上通过三方询价的方式进行采购。二是经领导小组核准,可以向单一供应商采购。三是预算金额5千元以下的项目,经领导小组核准,采购需求部门可直接采购。

第二十三条 统一采购,一般采用公开招标的方式,根据实际需要,也可采用竞争性谈判或三方询价等方式。采购需求部门将采购文件在青岛市林业网上公示3个工作日。公示期间,采购需求部门向报名的供应商发出需求文件,有效响应不足3家的,采购需求部门可推荐补充。委托代理机构负责组织现场评审活动,组成5人评审小组,评审人员包括采购需求部门、机关纪委、规划财务处各1人,评审专家2人。机关纪委、规划财务处为采购需求部门的,需评审专家3人。统一采购中有效响应人不足3家的,评审活动中止,择期另行组织。确因潜在响应人不足无法继续实施采购活动的,由采购需求部门申请,经领导小组核准,变更采购方式,按照单一来源或谈判等方式进行采购。

第二十四条 统一采购流程。

1.采购需求部门将采购申请提交领导小组办公室上报领导小组审批。

2.采购申请批准后,由规划财务处负责以抽签方式选定招标代理机构。

3、采购需求部门委托招标代理机构制定招标文件并提交规划财务处进行合法性评审。

4、公示采购文件。响应单位对采购文件有疑问的,由采购需求部门负责解释。答疑内容可作为采购文件的补充文件。采购文件一经发出,任何人不得擅自变更其内容或者增加附加条件。

第二十五条 采购单位委托代理机构组织统一采购现场评审流程。

1.推荐评审小组组长,采购单位代表不得担任组长。

2.采购单位代表简要介绍项目情况。

3.评审小组根据具体采购方式进行综合评价,择优确定供应商家。

4.评审组长根据评审意见起草评标评审报告,经全体评审人员集体讨论通过后形成最终报告,所有评委签字确认。

5.评审结果在青岛林业网公示3个工作日,无异议后发出成交通知书。

6.有下列情形之一的,响应单位的响应文件作响应无效处理:

(1)未按要求密封响应文件并加盖单位骑缝章的。

(2)响应人的报价高于上限的。

(3)评审时有疑问联系不上响应人的。

(4)其他情形。

第二十六条 部门采购,向单一供应商采购的,由采购需求部门向领导小组办公室提交采购申请,同时报送技术、服务要求、市场价格等前期调研报告,经领导小组核准后,在青岛林业网公告不少于3个工作日,期满无异议的,由采购需求部门按规定组织实施。

向单一供应商采购要综合考虑采购来源的唯一性、垄断性、延续性、配套性、应急性、安全性等。采购需求部门应当向单一来源供应商发放需求文件,组成3人评审小组,对该供应商响应文件进行评审。评审小组成员包括采购需求部门代表1人、评审专家2人。

第二十七条 采购合同签订及履约验收。采购结果确认后,按有关规定签订采购合同并认真履约。所有自行采购项目均需组织验收,由采购需求部门、机关纪委、规划财务处及第三方专家组成验收小组进行验收。验收小组应根据所签订的采购合同对项目执行情况进行验收,并出具验收报告。

 

第五章 监督管理

 

第二十八条 任何部门和个人对参与的采购活动负有保密义务,不得擅自改动和泄露与采购活动相关的信息。参与采购活动的部门、人员应严格执行回避制度。

第二十九条 严守招标纪律,做到“六个不准”:

1.不准采取任何手段规避财政、审计、纪检监察等部门的监督。

2.不准拆分依法必须公开招标的项目,不得以任何其他方式规避招标。

3.不准以任何方式干涉招标代理机构办理招标事宜。

4.不准以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人,不得对潜在投标人实行歧视待遇。

5.不准向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响招标公平竞争的其他情况。

6.不准私下接触投标人,收受投标人的财物或其他好处。

第三十条 完善内部监督。

1.实行不相容岗位分离。预算单位内部岗位之间,应根据业务流程及职责权限,建立彼此协调和相互制衡机制,既做到采购与财务、资产、审计及使用部门的有效衔接,又确保采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复审、采购评审与结果确定、采购组织与履约验收、合同签订与验收评价等关联岗位互相分离。

2.加强岗位风险防控。对照有关法律法规,全面梳理风险事项,对需求制定、专家抽取、现场评审与监督、合同签订、履约验收等重要事项,原则上应当2人以上共同办理,并明确主要负责人员。

3.强化协同监督检查。各预算单位应按照信息公开有关要求,加大采购信息公开力度,以公开促监督,以监督促规范,确保采购活动规范开展。

 

第六章 附则

 

第三十一条 本办法未尽事宜,依照《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《中华人民共和国合同法》和《青岛市政府采购管理实施办法》等有关规定执行。

第三十二条 本办法自发布之日起施行。

 

附件:1.青岛市林业局采购工作领导小组

2.青岛市林业局采购工作监督小组

3.青岛市林业局采购提报表

4.青岛市林业局采购招标代理机构备案表

5.青岛市林业局采购项目验收备案表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

 

青岛市林业局采购工作领导小组

 

组  长:隋振华  市林业局局长

副组长:张义秀  市林业局二级巡视员

成  员:王剑国  组织人事处处长

        侯明刚  资源和林政管理处处长

        赵顺亭  造林绿化科技处处长

        巩合勇  林业改革与产业发展处处长

        王德安  市森林公安局局长

郭锁良  办公室副主任

杨晓玲  机关党委副书记

朱淼玉  规划财务处副处长

        段才一  市林业工作站站长

        孙大庆  市野生动植物站站长

        戴月欣  市林木种苗站站长

        宋修明  市森林病虫害防治工作站站长

采购工作领导小组下设办公室,办公室设在规划财务处。

 

 

附件2

 

青岛市林业局采购工作监督小组

 

组长:周  红  市林业局副局长

成员:冯旭东  市林业局总工程师

张守军  市林业局二级调研员

苗巧云  市林业局一级主任科员

采购工作监督小组下设办公室,办公室设在机关纪委。


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